Überlieferungsbildung

Das Landesarchiv Baden-Württemberg entscheidet nach fachlichen Kriterien, welche Unterlagen der Landesverwaltung für künftige Nutzerinnen und Nutzer archiviert werden sollen. So werden aus den Verwaltungsunterlagen der Gegenwart die historischen Quellen der Zukunft. Mit seiner Arbeit dient das Landesarchiv damit der Transparenz des Regierungs- und Verwaltungshandelns.

Zur dauernden Aufbewahrung auszuwählen sind Aufzeichnungen,

  • denen ein historischer Wert in politischer, rechtlicher, wirtschaftlicher, sozialer oder kultureller Hinsicht zukommt oder
  • die der Sicherung berechtigter Belange der Bürgerinnen und Bürger dienen.

Für die Ober- und Unterbehörden sind die vier Abteilungen in Freiburg, Karlsruhe, Ludwigsburg und Sigmaringen zuständig, für die Ministerien und den Landtag das Hauptstaatsarchiv Stuttgart. Die Landkreise und kreisfreien Städte unterhalten eigene, vom Landesarchiv unabhängige Archive. Am Standort des Staatsarchivs Wertheim sind in einer Verbundlösung auch das Stadtarchiv Wertheim und das Archiv des Main-Tauber-Kreises mit entsprechenden Zuständigkeiten untergebracht.

Zur Diskussion der archivischen Bewertung trifft sich die Arbeitsgruppe Überlieferungsbildung (AGÜ, vor 2000: Aktenaussonderungsbesprechung, AAB) seit 1980 zwei- bis dreimal im Jahr. Das Landesarchiv beteiligt sich am VdA-Arbeitskreis Bewertung seit dessen Gründung sowie an einschlägigen Ad-Hoc-Arbeitsgruppen der KLA.

Seit den 1990er Jahren hat die Landesarchivverwaltung für einzelne Ressorts und Bereiche Bewertungsmodelle entwickelt. Nach der zeitgleich entwickelten Methode der horizontalen und vertikalen Bewertung wurden Abgleiche innerhalb der Archivverwaltung und mit Kreis- und Stadtarchiven vorgenommen, um die Zahl der mehrfach überlieferten Sachverhalte auf ein Minimum zu reduzieren.

Seit 2002 übernimmt die Landesarchivverwaltung auch digitale und hybride Unterlagen. Zu Beginn des Jahres 2020 wurden insgesamt 265 Millionen genuin digitale oder auch digitalisierte Einheiten verwahrt. Für die Archivierung dieser Unterlagen wurde das Archivierungssystem DIMAG aufgebaut, das seit 2011 zusammen mit anderen Archiven weiterentwickelt wird.

2011 wurden erstmals Datenbanken zur computergestützten Bewertung elektronischer Abgabelisten herangezogen. Diese Ansätze mündeten in die Entwicklung des Programms Selesta, das die computergestützte Bewertung von Akten aufgrund behördlicher Metadaten ermöglicht.

Zur Überlieferungsbildung zählen auch die Bereiche der Ergänzungsüberlieferung (von Personen und Stellen außerhalb des Landesverwaltung) und die Schriftgutverwaltung (Records Management). Hier liegt der Schwerpunkt auf Absprachen zur Einführung digitaler Systeme in der Landesverwaltung, die die spätere Bewertung und Übernahme genuin digitaler Unterlagen sicherstellen sollen.