FAQs zu E-Akten

In der Regel sind den Behörden ihre Ansprechpersonen beim Landesarchiv bekannt. Darüber hinaus gibt es eine Übersicht unter https://www.landesarchiv-bw.de/web/46831.

Wenn die E-Akten ausgesondert werden, haben sie ihren zunächst vorgesehenen Zweck erfüllt. Die Unterlagen der Einrichtungen des Landes können aber noch vielfältige andere Zwecke erfüllen. Sie dienen langfristig der Erforschung und dem Verständnis von Geschichte, Gegenwart und Zukunft in Politik, Wirtschaft, Rechtskunde und im sozialen und kulturellen Miteinander. Sie können auch berechtigte Belange der Bürgerinnen und Bürger oder des Landes sichern. Es ist Aufgabe des Landesarchivs, diesen bleibenden Wert festzustellen und dabei Landesverwaltung und Gesellschaft nach Möglichkeit einzubeziehen.

Laut Landesarchivgesetz hat das Landesarchiv höchstens ein Jahr Zeit, um eine Entscheidung zu fällen. Kommt binnen Jahresfrist keine Rückmeldung vom Landesarchiv, darf die Behörde eine Entscheidung vom Landesarchiv einfordern. Das Landesarchiv strebt deutlich kürzere Rückmeldefristen an, die mit den jeweils zuständigen Abteilungen abgesprochen werden können.

Die ausgesonderten E-Akten werden in einer sicheren digitalen Infrastruktur aufbewahrt, die einen dauerhaften Zugang über die Lebenszyklen von Hard- und Software hinaus sicherstellt. Derzeit heißt die verwendete Softwareumgebung DIMAG. Die Infrastruktur wird unabhängig von kommerziellen Interessen in einem Verbund öffentlich-rechtlicher Archive und Rechenzentren betrieben und weiterentwickelt.

Das Landesarchivgesetz gilt unabhängig von der Form der Akte, ob digital oder auf Papier. Sie haben als Behörde einen Anspruch auf Zugang zu den von Ihnen ausgesonderten E-Akten. Die sonst üblichen Schutzfristen gelten für die aussondernde Behörde nicht. Archivsignaturen der ausgesonderten E-Akten werden Ihnen von den zuständigen Ansprechpersonen auf Anfrage mitgeteilt, sofern dies rechtlich zulässig ist. Manche Behörden kennen Ansprechpersonen und Archivsignaturen, über die man ausgesonderte Papierakten einsehen oder wieder anfordern kann. Das wird auch für E-Akten möglich sein. Diese spezielle Zugangsregelung gilt nicht, sofern es sich um personenbezogene Unterlagen handelt, die aus Gründen des Datenschutzes in der Behörde gelöscht werden mussten.

Das Landesarchiv arbeitet noch an einer ortsunabhängigen technischen Umsetzung zur Einsicht in ausgesonderte E-Akten über das Internet.

Laut Landesarchivgesetz hat die Behörde bei der Entscheidung des Landesarchivs über den bleibenden Wert ein Mitspracherecht. Das Mitspracherecht nennt sich auch Abstimmung im Benehmen. Bei reinen Papierakten ist es nicht unüblich, das Benehmen folgendermaßen herzustellen: Die Behörde schickt eine Anbietungsliste, das Landesarchiv bewertet und schickt eine bewertete Anbietungsliste mit A- und V-Einträgen an die Behörde zurück. Die Behörde teilt an dieser Stelle – also nach der Bewertung durch das Landesarchiv – mit, welche A sie eher als V sieht oder welche V als A, was das Landesarchiv dann berücksichtigen kann.

Bei der Aussonderung von E-Akten ist die Behörde bereits früher eingebunden. Behörde und Landesarchiv stellen das Benehmen in der Regel dadurch her, dass die Behörde vor der Bewertung durch das Landesarchiv im Metadatenfeld „Bewertungsvorschlag“ vorab ihre Einschätzung zur Archivwürdigkeit dieses Vorgangs beitragen kann. Der Vorschlag wird dann vom Landesarchiv bei seiner Bewertung berücksichtigt.

Die Einbindung der Behörde erfolgt somit im elektronischen Prozess zu einem früheren Zeitpunkt im Gesamtablauf, als bei der Aussonderung reiner Papierakten. Es ist im elektronischen Aussonderungsprozess keine weitere Reaktionsmöglichkeit der Behörde auf die elektronische Bewertungsnachricht des Landesarchivs vorgesehen.

Falls die Behörde aus ihrer Sicht besonders wichtige, aber auf den ersten Blick unscheinbare Argumente für einen bleibenden Wert bestimmter Vorgänge (A) hat, empfiehlt das Landesarchiv, das Benehmen durch Gespräche oder E-Mails herzustellen, schon bevor der Aussonderungsprozess in der E-Akte gestartet wird.