Aktenaussonderung

Unterlagen sind dann auszusondern, wenn sie zur Erledigung der laufenden Aufgaben nicht mehr benötigt werden. Nicht alle Verwaltungen haben feste Aufbewahrungsfristen (wie z. B. Verwaltungsvorschriften zur Aktenaussonderung: Landesjustizschriftgutaufbewahrungsverordnung (LJAufbewVO) vom 21. März 2012, mit Anhang 1: Bundeseinheitliche Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut der ordentlichen Gerichtsbarkeit, der Staatsanwaltschaften und der Justizvollzugsbehörden).

In der Regel sind Unterlagen 10 Jahre, spätestens aber 30 Jahre nach Aktenschluss dem zuständigen Archiv anzubieten (§ 3 Abs. 1 Landesarchivgesetz). Auch Unterlagen, für die eine dauernde Aufbewahrung verfügt wurde, sind der zuständigen Abteilung des Landesarchivs anzubieten, in der Regel 50 Jahre nach Aktenschluss.

Bei Personalakten liegt der Zeitpunkt für das Anbieten an das Landesarchiv fünf Jahre nach dem Aktenschluss (siehe Anhang). Der Aktenschluss wird in der Regel auf einem Formblatt des Landesamts für Besoldung und Versorgung mitgeteilt.
Im Einzelfall können Unterlagen, die für das Landesarchiv bestimmt sind, auch schon nach der Auftragsverwahrungsverordnung vor Ablauf der behördlichen Aufbewahrungsfristen übernommen werden.

Vor Beginn der Aktenaussonderung sollte geklärt werden:

• Gibt es für die auszusondernden Unterlagen Aufbewahrungsfristen?
• Wird auf die Unterlagen nur noch im Ausnahmefall zurückgegriffen (weniger als dreimal im Jahr)?

Es dürfen keine Unterlagen ohne Zustimmung der zuständigen Abteilung des Landesarchivs vernichtet werden.

Hier finden Sie die Verwaltungsvorschriften zur Aktenaussonderung

Alle Unterlagen müssen dem Landesarchiv angeboten werden, es sei denn, das Landesarchiv hat eine unbefristete Vernichtungsgenehmigung ausgestellt. Die vor 2023 erlassenen unbefristeten Vernichtungsgenehmigungen wurden nicht auf die E-Akten übertragen.

Unterlagen sind alle Schriftstücke und Informationssammlungen, die von der anbietungspflichtigen Stelle erstellt wurden. Besonders wichtig sind die Unterlagen, in denen Entscheidungen festgehalten wurden. Oft sind dies Akten, ersatzweise können aber auch E-Mails oder andere Unterlagen in Frage kommen. Die Anbietungspflicht umfasst sowohl Papierunterlagen als auch digitale Unterlagen.

Der erste Schritt jeder Aktenaussonderung ist die Kontaktaufnahme mit der zuständigen Abteilung des Landesarchivs:

• Welche Themen, Arbeitsgebiete, Art der Unterlagen? (Werden die Akten nach Aktenplan geführt: Welche Aktenzeichen?)
• Aus welchem Zeitraum stammen die Unterlagen?
• Angaben über den Umfang der auszusondernden Unterlagen.
• Wo liegen die Unterlagen?

Bitte beziehen Sie von Anfang an auch ungewöhnliche Unterlagen (Karten, Pläne, Dateien und Datenbanken, Informationsbroschüren und -publikationen usw.) in Ihre Aussonderungsüberlegungen mit ein.

Gerichte und Staatsanwaltschaften senden der zuständigen Abteilung des Landesarchiv eine Abschrift der Aussonderungsankündigung zu. Diese soll in Anlehnung an die Verwaltungsvorschriften zur Aktenaussonderung folgende Angaben enthalten:

• Laufende Nummer der Aufbewahrungsbestimmungen
• Registerzeichen/Aktenzeichen
• Angelegenheit (Stichworte)
• Zur Aussonderung kommende Jahrgänge

Bei E-Akten verläuft dieser Prozess über Ihr E-Akten-System. Ansonsten nutzen Sie untenstehendes Formular dafür.

Nun ist das Landesarchiv am Zug. In dieser Phase, die laut Gesetz bis zu einem Jahr dauern darf, ist eine Löschung oder Vernichtung der angebotenen Unterlagen nicht gestattet.

In der Regel reagiert das Landesarchiv aber binnen einiger Wochen.

Die Frage, welche Unterlagen historischen Wert haben und daher vom Landesarchiv übernommen werden, klären unsere Fachkräfte im Benehmen mit der aussondernden Behörde. Sie werden dazu vor allem folgendes heranziehen:

• Gespräche mit den Bearbeiterinnen und Bearbeitern der Unterlagen in der Behörde
• Archivische Bewertungserfahrungen und -systeme, wie sie z.B. in den Bewertungsmodellen zusammengestellt wurden
• Durchsehen von Teilen der Akten in der Behörde (Aktenautopsie)
• Bei einzelnen Unterlagengruppen ist auch die Anfertigung eines Aussonderungsverzeichnisses sinnvoll (Auflistung aller zur Aussonderung anstehender Akten). Die Archivarin oder der Archivar kennzeichnet einzelne Akten mit A (=archivwürdig), V (=vernichten) oder B (=bewerten).

Die Grundlagen unserer Bewertungsentscheidungen werden von uns offen gelegt und bei Bedarf auch veränderten Gegebenheiten angepasst. Die Bewertungsentscheidung teilt das Landesarchiv in der Regel schriftlich mit. Sie bildet die Grundlage für das weitere Vorgehen.

Wie gesagt reagiert das Landesarchiv binnen einiger Wochen, aufgrund personeller Engpässe kann es aber auch länger dauern. Erst wenn das Landesarchiv nach über einem Jahr keine Entscheidung mitgeteilt hat, sind die Unterlagen zu löschen oder zu vernichten, wenn kein Grund zu der Annahme besteht, dass durch die Vernichtung schutzwürdige Belange des Betroffenen beeinträchtigt werden (§ 3 Abs. 2 S. 3 LArchG).

Es empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

1. Kennzeichnung

Sofern nicht bereits geschehen, werden alle an das Landesarchiv abzugebenden Unterlagen an ihrem Standort im Regal gekennzeichnet. Unter Umständen kann dieser Schritt entfallen und direkt mit Schritt 2 begonnen werden.

2. Entnahme und Nummerierung

Die für das Landesarchiv bestimmten Unterlagen werden unter Beachtung des Ordnungssystems, nach dem sie bisher geordnet sind (Aktenplan, Alphabet, Jahrgang, usw.), aus dem Regal genommen. Direkt bei der Entnahme bekommt jedes Stück eine fortlaufende Nummer, die - am besten mit einem blauen Buntstift, der nicht abgeht, aber auch nicht durchdrückt - gut sichtbar unten links auf den Aktendeckel geschrieben wird. Wenn mit dem Landesarchiv nicht ausdrücklich anders besprochen, wird dabei mit 1 begonnen und fortlaufend durchgezählt bis zum letzten Stück.

3. Übergabeverzeichnis

Die entnommenen und nummerierten Unterlagen werden in einem Übergabeverzeichnis erfasst. Das Übergabeverzeichnis hat folgende Bedeutung:

• Das (kontrollierte und bestätigte) Übergabeverzeichnis ist der Nachweis dafür, welche Unterlagen dem Landesarchiv übergeben wurden.
• Nur mit Hilfe des Übergabeverzeichnisses können die an das Landesarchiv abgegebenen Unterlagen rasch wiedergefunden und bei Bedarf von der Behörde nochmals ausgeliehen werden.

Auf das Erstellen des Übergabeverzeichnisses kann daher nicht genug Sorgfalt verwendet werden. Benötigt werden:

• immer: die fortlaufende Nummer, die den Unterlagen beim Entnehmen gegeben wurde
• falls vorhanden: das Aktenzeichen
• Aktentitel: ein oder mehrere Stichworte, je nach Aktentyp, abgeschrieben vom Aktendeckel oder übernommen aus einem Dokumentenmanagementsystem: Sache/Thema der Akte; Personenname(n) bei Personal- oder Gerichtsakten
• Laufzeit: der Zeitraum, in dem die Akte angelegt wurde (Anfangsjahr - Endjahr), mindestens aber das Jahr des Aktenschlusses.

Wir bieten hierfür Formulare im Excel- oder Word-Format zum Download an. Bitte wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner im Archiv, falls es technische Probleme gibt oder Sie Anbietungslisten übergeben wollen.

4. Pakete schnüren

Dünne lose Akten geraten bei dem Transport und der Übergabe an das Landesarchiv fast zwangsläufig in Unordnung. Daher müssen für die Abgabe an das Landesarchiv die Akten zu handhabbaren Paketen von circa 10-15 cm Höhe geschnürt werden. Obenauf in jedes Paket kommt ein Deckblatt.

Deckblätter zum Ausdrucken finden Sie untenstehend im Anhang.

Beim Schnüren der Pakete ist auf das Beibehalten der bisherigen Reihenfolge der Akten zu achten. Falls die Akten nicht in logischer Ordnung (z.B. nach Aktenzeichen geordnet) abgeliefert werden, ist im Übergabeverzeichnis und auf dem Paketdeckblatt einzutragen, welche Akten in welchem Paket enthalten sind.

Schnüren bedeutet das Herstellen eines wiederaufziehbaren (Archiv-)Knotens. Andere Methoden wie z.B. das Umwickeln mit Klebeband oder das Verschweißen mit Plastikbändern sind völlig ungeeignet und ruinieren teilweise sogar die Akten.

Den Transport der abzugebenden Unterlagen zur zuständigen Abteilung des Landesarchivs organisiert und leistet die abgebende Stelle. Kleinere Mengen können auch per Paketpost versandt werden.

Für das Bewältigen vor allem umfangreicherer Ablieferungen können bei den Abteilungen des Landessarchivs zum Teil stabile Transportbehälter ausgeliehen werden. Beim Befüllen der Transportbehältnisse soll die Nummer der enthaltenen Pakete außen vermerkt werden (z.B. P 1 - P 8, P 9 - P 13). Tipp: Wenn beim Einräumen der Transportkisten in das Fahrzeug "hinten" (mit den höchsten Paketnummern) begonnen wird, stellt sich beim Entladen von selbst die richtige Reihenfolge her.

Die Ablieferung erfolgt nach Rücksprache und Voranmeldung bei der zuständigen Abteilung des Landesarchivs (Ansprechpartner).

Unterlagen, die von den Behörden nicht mehr benötigt, vom Landesarchiv aber nicht übernommen werden, dürfen bei den Behörden nicht länger aufbewahrt werden und sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen zu vernichten (§ 3 Abs. 2 Landesarchivgesetz).

Hier finden Sie die Verwaltungsvorschriften zur Aktenaussonderung

1. Muss ich das Landesarchiv nur informieren, wenn ich besonders interessante Akten gefunden habe?

Keine Akte, Datei, und auch keine ähnlichen Unterlagen (§ 3 Abs. 2 Landesarchivgesetz) einer Landesbehörde, eines Gerichts oder ähnlichen Einrichtung dürfen ohne Einwilligung des Landesarchivs vernichtet werden! Jede Akte und auch die entsprechenden Datenanwendungen müssen vor der Vernichtung dem Landesarchiv angeboten werden.

2. Was ist mit dem Datenschutz? Darf ich "brisante" Unterlagen (z.B. Personalakten) überhaupt an das Landesarchiv geben?

Ja, Sie müssen sogar. Datenschutz- und Landesarchivrecht sind aufeinander abgestimmt. Vgl. § 14 Landesdatenschutzgesetz und Art. 89 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Das Landesarchiv steht dafür ein, dass Archivgut nur nach den Bestimmungen des Landesarchivgesetzes eingesehen werden darf.

3. Was sind historisch bedeutsame Unterlagen?

In vielen Fällen teilt das Landesarchiv den aussondernden Behörden mit, dass es nur die historisch bedeutsamen Unterlagen übernehmen will. Was genau damit gemeint ist, muss im Einzelfall geklärt werden.

Für einige Bereiche gibt es knapp gefasste Merkblätter sowie ausführliche Bewertungsmodelle zum Erkennen historisch bedeutsamer Unterlagen.

4. Wenn ich die Akten an das Landesarchiv gegeben habe, kann ich sie nicht mehr einsehen?

Diejenige Stelle, die Unterlagen an das Landesarchiv abgegeben hat, kann bei Bedarf die Akten jederzeit wieder bei uns ausleihen (Landesarchivbenutzungsordnung § 8). Wenn Sie anhand des Übergabeverzeichnisses die gewünschte Akte genau nennen können, wird Sie umgehend zugesandt. Bitte fordern Sie die Akte per E-Mail, Fax oder (notfalls) telefonisch in der zuständigen Abteilung des Landesarchivs an.

5. Was das Landesarchiv nicht will, kann vielleicht noch jemand anderer gebrauchen?

Für alle Unterlagen, die in einer Behörde, einem Gericht oder einer sonstigen dem Landesarchivgesetz unterliegenden Stelle des Landes nicht mehr benötigt werden, gibt es nur zwei Möglichkeiten: Entweder das Landesarchiv übernimmt sie oder sie werden ordnungsgemäß vernichtet.

6. Sind auch Verschlusssachen anzubieten?

Anzubieten sind auch Unterlagen, die durch Rechtsvorschriften über Geheimhaltung geschützt sind, wenn die abgebende Stelle im Benehmen mit dem Landesarchiv festgestellt hat, dass schutzwürdige Belange des Betroffenen durch geeignete Maßnahmen unter Abwägung aller Umstände des Einzelfalls angemessen berücksichtigt werden. Die erforderlichen Maßnahmen müssen bereits vor der Übergabe durchgeführt oder festgelegt werden. Unterlagen, die durch § 203 Abs. 1 Nr. 4 und 4a des Strafgesetzbuches geschützt sind, dürfen nur in anonymisierter Form übergeben werden. Das Landesarchiv übernimmt Verschlusssachen in das Verschlusssachenarchiv.